آموزش قبلی: اضافه کردن زبانه Developer به ریبون اکسل

 مراحل ضبط ماکرو با اکسل:

1- روی زبانه Developer کلیک کنید.

2- در ابزار­های گروه Code ، با کنترل گزینه Use Relative References مطمئن­ شوید که حالت ضبط با آدرس­ نسبی فعال باشد.

اگر این حالت فعال نیست ، روی Use Relative References کلیک­ کنید تا رنگ دکمه تغییر و این حالت فعال شود.

هنگامی که حالت ضبط با آدرس­ نسبی غیر فعال است (این حالت به صورت پیش ­فرض غیر فعال می­ باشد) کدهای VBA همیشه به همان سلول­ هایی که استفاده می­ کنید مراجعه می ­کند ، در حالی که وقتی این حالت روشن است ، هر عمل ضبط ­شده توسط اکسل ، هنگام اجرا با سلول فعال مقایسه می­ شود. به عنوان مثال ، فرض ­کنید ماکرویی به صورت زیر ضبط کرده­ اید:

در سلول فعال عبارت This is the best Excel tutorial را تایپ و کلید Enter را فشار می­ دهید.

اگر در زمان ضبط ماکرو ، سلول فعال A2 باشد و حالت ضبط با آدرس نسبی را فعال نکنید ، با اجرای ماکرو مهم نیست که کدام سلول فعال است ، ابتدا سلول A2 انتخاب شده و عبارت This is the best Excel tutorial در آن درج و سپس سلول A3 فعال می­ شود.

اگر از حالت ضبط با آدرس نسبی در ضبط ماکرو استفاده­ کنید ، کد VBA نمی ­تواند آدرس سلول ­ها را به صورت مطلق به­ کار برد. به عنوان مثال ، فرض ­کنید که سلولA1 سلول فعال باشد و شروع به ضبط ماکرو در حالت ضبط با آدرس نسبی می ­کنید. حالا سلول پایینی ، سلول A2 را انتخاب کنید عبارت This is the best Excel tutorial را وارد و کلید Enter را فشار دهید. هنگامی که این ماکرو را اجرا ­کنید ، دیگر سلول A2 انتخاب نمی­ شود ، بلکه نسبت به سلول فعال فعلی ، سلولی انتخاب خواهد ­شد. به ­عنوان مثال اگر زمان اجرای ماکرو ، سلول K3 سلول فعال باشد ، به سلول K4 حرکت کرده  عبارت This is the best Excel tutorial را درج ، و سپس سلول K5 را انتخاب می­ کند.

3- از ابزار­های گروه Code ، روی دکمه Record Macro کلیک­ کنید.

یا دکمه Record Macro را ، که در سمت چپ نوار وضعیت ظاهر می­ شود کلیک کنید.

4- پنجره محاوره­ ای Record Macro باز خواهد شد. این پنجره به شما امکان می­ دهد:

• عنوانی برای ماکروی خود انتخاب کنید.

اکسل یک نام پیش­ فرض به ماکرو اختصاص می­ دهد: Macro3 ،Macro2،Macro1 و ....

با این حال ، همان­طور که جان والکنباخ (از برجسته ­ترین نویسندگان حوزه آموزش اکسل)بیان می­ کند انتخاب یک نام توصیفی برای عنوان ماکرو مفید است.

 مواردی وجود ­دارد که هنگام نام­گذاری یک ماکرو باید رعایت­ کنید. به عنوان مثال ، نام­ های ماکرو باید با یک حرف (نه یک عدد) یا کاراکتر زیر­خط (_) شروع شوند ، نمی­ تواند کاراکتر فاصله­ یا کاراکترهای خاصی به غیر از زیر­خط را داشته باشد و نباید مشابه عناوین ماکروهای موجود باشد.

به عنوان مثال ، Best Excel tutorial یک نام قابل قبول نیست ، اما Best_Excel_Tutorial مناسب است.

موضوع نام­گذاری ماکرو­ها (هم برای فرآیند­هایSub و هم فرآیند­هایFunction) اینجا به تفضیل پوشش داده شده است.

• یک میانبر صفحه کلید به ماکرو اختصاص دهید.

این مرحله اختیاری است. می ­توانید ماکرو را بدون میانبر صفحه­ کلید نیز ضبط کنید ، اما اختصاص کلید ­میانبر امکان می­ دهد که ماکرو را به سادگی با فشار دادن چند کلید اجرا کنید.

میانبر­های صفحه­ کلید به فرم"کلید ­ترکیبی+Ctrl" است. کلید ­ترکیبی ، می­ تواند یک حرف انگلیسی و یا ترکیبی از یک حرف به علاوه کلید Shift باشد.

هنگام ایجاد میانبر صفحه­ کلید برای ماکروها ، در انتخاب ترکیب کلید­ها دقت کنید.

اگر یکی از میانبر­های داخلی اکسل را دوباره انتخاب­ کنید ، این انتخاب ، کلید­ میانبر پیشین را غیرفعال می ­کند. از آنجایی که اکسل چندین کلید ­میانبر داخلی به فرم"یک حرف انگلیسی+Ctrl" دارد احتمال غیرفعال کردن این میانبر­ها زیاد است.

به ­عنوان مثال ، میانبر صفحه­ کلید Ctrl+B راکه یک میانبر­ داخلی برای دستور Bold است ، در نظر بگیرید. اگر این کلید ­میانبر را به یک ماکرو اختصاص دهید ، میانبر صفحه­ کلید داخلی اکسل برای دستور Bold غیرفعال می­ شود. اگر Ctrl+B را فشار دهید ، ماکرو اجرا می­ شود ، اما فونت متن انتخاب شده به صورت ضخیم نوشته نخواهد شد.

یکی از راه­های رفع این مشکل این است که ، میانبرهای صفحه­ کلید را به فرم ­"یک حرف انگلیسی+Ctrl+Shift" اختصاص ­دهید تا احتمال غیرفعال کردن کلید­ میانبری که از قبل وجود ­دارد کمتر شود. به این معنا که ، به جای انتخاب Ctrl+B ، می­ توانیم ترکیب Ctrl+Shift+B را به عنوان کلید میانبر به ماکرو اختصاص دهیم.

در هر صورت ، در مورد ترکیب کلیدی که انتخاب می­ کنید مراقب باشید.

• دامنه و حوزه عمل ماکرو را مشخص کنید.

می­ توانید ماکرو را در فایلی که روی آن کار می­ کنید (This Workbook) ، یک فایل اکسل جدید (New Workbook) و یا فایل اختصاصی ماکروها (Personal Macro Workbook ) ذخیره کنید. انتخاب پیش ­فرض این است که ماکرو در فایلی که روی آن کار می ­کنید ذخیره شود در این صورت تنها زمانی که این فایل باز است قادر به استفاده از این ماکرو خواهید بود.

این مرحله تضمین می­ کند که ماکرو بخشی از فایل اکسل است.

اگر New Workbook را انتخاب­ کنید ، اکسل یک فایل جدید ایجاد می­ کند و شما قادر به ضبط و ذخیره ماکرو در این فایل جدید خواهید بود ، اما همانطور که در مورد انتخاب This Workbook مشاهده­ کردید در این مورد نیز ، ماکرو فقط در فایل ایجاد شده کار می­ کند.

گزینه ذخیره­ سازی پیشرفته ­تر ، انتخاب Personal Macro Workbook (فایل اختصاصی ماکروها) است. بیل­ ژیلن در کتاب Excel 2013 In Depth ، فایل اختصاصی ماکروها را به این صورت تعریف می­ کند:

(...) یک فایل اختصاصی که برای ذخیره ماکروهای عمومی ، که امکان استفاده از آنها در هر فایلی وجود دارد ، طراحی شده است.

مزیت اصلی ذخیره ماکرو در Personal Macro Workbook این است که ، این ماکروها می­ تواند در فایل­ های اکسلی که در آینده ایجاد خواهند شد نیز مورد استفاده قرار گیرند. زیرا هنگام استفاده از اکسل ، همه این ماکروها در همان سیستمی که ذخیره شده ­اند ، در دسترس هستند ، صرف ­نظر از اینکه در حال کار روی یک فایل اکسل جدید یا فایلی متفاوت از آنچه که ماکرو را در آن ایجاد کرده ­اید باشید.

• توضیحی برای ماکرو درج کنید.

این مرحله اختیاری است. با این حال ، بهتر است عادت داشته ­باشید ، هر زمان که یک ماکروی جدید ایجاد می­ کنید در قسمت Description توضیحاتی را ثبت کنید تا همواره خود­تان و یا همکارانتان زمان اجرای ماکرو ، از آنچه که از ماکرو انتظار می­ رود اطلاع داشته باشید.

بهتر است توضیحات شامل تاریخ ایجاد ماکرو و مشخصات شخصی که ماکرو را ایجاد کرده است نیز باشد.

5- پس از تعیین عنوان ماکرو ، میانبر صفحه­ کلید ، مشخص کردن مکان ذخیره ماکرو و درج توضیحات ماکرو ، روی دکمه OK کلیک­ کنید تا پنجره محاوره ­ای RecordMacro بسته شود.

6- در این مرحله اقداماتی که می­ خواهید ضبط و ذخیره شود را انجام دهید. دکمه Stop recording (توقف ضبط) را می­ توانید در زبانه Developer مشاهده­ کنید ، که نشان می ­دهد ضبط ماکرو در حال انجام است.

7- در پایان روی Stop recording در زبانه Developer و یا دکمه توقف ضبط که در سمت چپ نوار وضعیت ظاهر می ­شود ، کلیک کنید.

آموزش بعدی: مثالی از نحوه ضبط ماکرو با اکسل

*جهت دریافت کتاب های آموزش ماکرونویسی با اکسل روی تصویر کلیک کنید*